HansaWorld Enterprise в сфере логистики
- От формирования коммерческого предложения до выписки счета-фактуры меньше минуты;
- Учет товаров по размеру, цвету и единице товара;
- Резервирование товаров под заказ;
- Контроль доставки товаров;
- Гибкое ценообразование и система скидок;
- Управление системой распределенных складов;
- Полностью автоматизированный учет движения товаров на складе с использованием автопогрузчиков - роботов;
- Штрих-кодирование партий товара;
- Отслеживание истории товаров с номерами партий и серийными номерами.
Логистические процессы в ERP-системе HansaWorld Enterprise представлены в виде трёх основных модулей:
- Закупки;
- Продажи;
- Управление складами.
Закупки
Базовые принципы работы при закупках
Когда управление складом и заказами поставщикам не используется, компании имеют ограниченную поддержку закупок в HansaWorld Enterprise для регистрации счетов-фактур поставщиков и создания платежей поставщикам по этим счетам-фактурам.
Альтернативная последовательность действий - создание заказа поставщику, получение товара в соответствии с заказом поставщику, создание счета- фактуры поставщика из заказа поставщику.
Более сложные варианты рассмотрены ниже.
Товары
В HansaWorld Enterprise есть два регистра, позволяющих хранить всю информацию по товарам: регистр “Товары” содержит записи по стоимости и цене продажи всех товаров. Регистр “Товары поставщиков” содержит все записи по товарам, которые Вы приобретаете у Ваших поставщиков. Данные последнего регистра используются в следующих целях:
- Для указания поставщика по умолчанию и обычной цены закупки (в т.ч. в валюте) при запуске автоматической процедуры формирования заказов поставщикам.
- Для конвертирования единиц измерения, в случае, если поставщик использует единицы измерения, отличные от Ваших.
- Для определения оптимального количества покупок при заказе.
- Для ввода данных и документов, использующих код поставщика вместо внутреннего кода товара.
- Для хранения информации о производителе и стране производителя для отчетности.
Заказы поставщикам
Также, как и с другими функциями HansaWorld Enterprise, вы имеете возможность выбрать существующий заказ поставщику и скопировать содержащуюся там информацию в новый бланк заказа. Эту информацию можно будет отредактировать при необходимости перед сохранением. Заказ поставщику позволит Вам указывать требуемые сроки доставки, а также способ оплаты поставщику. В заказах поставщикам имеется поле, которое отражает даты получения всех товаров и связанных с ними счетов. Формат купленных товаров может быть установлен таким образом, что Вы сможете продавать их в единицах, отличных от тех, в которых Вы закупили товар: например, Вы можете закупать в коробках по 12 штук, продавая в коробках по 3 штуки. Вы также можете ввести новую компанию в поле факторинга, что позволит Вам записывать будущий счет на закупленные товары на компанию, отличную от непосредственного поставщика.
Поступление товаров
Создание записей поступлений товаров не может быть проще - выберите заказы поставщикам, по которым были получены товары и выберите команду “Поступления” из меню “Функция”. Таким образом будет создана соответствующая запись о получении с указанием заказанного количества товара. Для частично полученных товаров, заказ поставщику не отмечается как полученный до тех пор, пока не произойдет поступление всех товаров этого заказа.
Счета-фактуры поставщиков
Создание счетов-фактур поставщикам является очень простым делом, когда заказы поставщикам уже находятся в системе. Выберите заказ поставщику, для которого уже получена счет-фактура и выберите команду “Счет-фактура” в меню “Функция”. Таким образом будет создана новая редактируемая счет-фактура поставщика с информацией из заказа. HansaWorld Enterprise поддерживает скидки, приписанные поставщикам, вводимые напрямую на этапе создания счета-фактуры. Вы можете указать коэффициент скидки для данного поставщика. Кредиты создаются копированием счета-фактуры и изменением условий оплаты на кредит. В HansaWorld Enterprise также имеются различные отчеты и автоматические процедуры для помощи в работе с повторными заказами.
Закупки на основании складских остатков
Минимальное количество товара на складе может быть задано как для товара (если в компании один склад), так и для товара по складу (для компаний с несколькими складами); пользователь может настроить обычное (минимальное) заказываемое количество товара у поставщика.
Система формирует заявки на покупку, где для каждого товара на складе указываются: количество на складе, количество по счетам клиентам, разница между этими двумя показателями, а также невыполненные заказы поставщиков и заявка на нужное количество товара. HansaWorld Enterprise позволяет создавать заказы поставщикам для всех товаров, минимальное количество которых по складу ниже указанного уровня. Если для товара указан более чем один поставщик, то система выберет поставщика, указанного по умолчанию для данного товара.
Закупки на основании текущих продаж
В HansaWorld Enterprise есть возможность создавать пакетные записи заказов поставщикам автоматически из счетов клиентам. Данная процедура позволяет клиентам выбирать любой диапазон счетов (по дате, номеру или типу счета), а также определять, каким образом будет создан заказ поставщику: один заказ на один счет клиенту, или один заказ на каждого поставщика из нескольких счетов клиентам.
Процедура может быть запущена и для одного счета. Детали о клиенте будут автоматически перенесены в заказ поставщику. Пользователь также может указать нужный ему счет склада. В системе используется технология “Точно в срок”, что значит: система будет автоматически создавать заказы поставщикам в зависимости от даты запланированной отгрузки.
Данная процедура может применяться и к созданию записей производства. В системе имеется отчет, дающий пользователю возможность сравнивать фактические заказы на товар с имеющимся на складе количеством, т.е. отчет выдает прогноз по складу, принимая в расчет минимальное количество товара на складе, и выдает предложения по заказу нового товара.
Закупки на основании прогноза продаж
Функционал системы позволяет контролировать процесс заказов товара у поставщиков, с возможностью резервирования текущих складских позиций. Далее Вы можете выставлять счета клиентам и заказы поставщикам, учитывая даты запланированной отгрузки и поступления товаров на склад. С помощью модуля “Заказы поставщикам” также обеспечивается управление складскими запасами, основываясь на информации о текущих остатках и резервированиях.
Вы можете прогнозировать продажи и закупки по каждому товару и складу, со ссылкой на поставщика, у которого Вы заказываете товар. Отчеты модуля “Заказы поставщикам” дают полную информацию о состоянии Ваших заказов на текущий момент. Кроме того, эти отчеты рассчитывают количество товара на складе, прибавляя ожидаемое на складе количество (информация берется из даты запланированного поступления) и вычитая ожидаемые отгрузки (информация берется из даты запланированной отгрузки); на основе этой информации система предлагает Вам необходимое к закупке количество товара. Во всех отчетах имеется функция сквозного просмотра, с помощью которой Вы можете «провалиться» в нужную вам запись и при необходимости внести изменения. Пользователи могут запускать процедуру обслуживания системы для создания пакетных записей заказов поставщикам, на основе предлагаемых системой данных о необходимом количестве товара. Данная процедура может применяться как к выборке товаров, так и к отдельному складу или поставщику.
Тендеры
Если Ваши поставщики принимают участие в тендере, внесите их коммерческие предложения в систему. Система позволит автоматически создать заказ поставщику для выигравшего тендер. В более сложных ситуациях система обеспечивает контроль за работой таким образом, что Вы можете отслеживать получение и отправку документов (например: предварительный квалификационный документ для участия в тендере, предложения цены и контракты). Все документы могут быть сгруппированы по тендерам и привязаны к предложениям по заказам поставщикам.
График заказов
В ERP системе HansaWorld Enterprise есть регистр Договоры с поставщиками, который позволяет вводить полный договор на закупку с графиком планируемых заказов. Заказы поставщикам могут быть выставлены из договоров с поставщиками в любое время и посланы поставщику.
HansaWorld Enterprise контролирует количество товара в договоре и выставленных из него заказов.
Возвраты товаров поставщикам
По каким-либо причинам товары могут быть возвращены поставщикам - либо из оригинального заказа поставщику, либо из поступления на склад. Вы можете выбирать: либо Вы ожидаете получить эти товары снова от поставщика, либо Вы желаете изменить заказанное количество.
Внутренние заказы
В HansaWorld Enterprise имеется регистр Внутренние заказы для того, чтобы делать запросы из отделов на материалы, главным образом, для внутреннего использования. Внутренние заказы могут быть утверждены или отклонены. Одновременно с авторизацией может быть создано автоматическое перемещение материалов на соответствующий склад или их списание.
Проекты
Для того, чтобы привязать заказы поставщикам и счета-фактуры поставщиков к проектам, введите номер проекта в соответствующем поле заказа поставщику (счета-фактуры поставщика).
Основные средства
Команда меню “Функция” в модуле “Заказы поставщикам” обеспечивает простой способ капитализирования покупок активов. Если Вы выделили в списке определенный заказ поставщику, автоматически будет создана соответствующая запись актива в модуле “Активы”.
Продажи
Базовые принципы работы при продажах
В HansaWorld Enterprise доступны разные способы ведения складского учета и выставления счетов-фактур. Если Ваша компания не активно использует модуль «Счета клиентам», то при наличии определенных контрольных настроек система может вести учет складируемых товаров, не внесенных в запись счета клиенту. Вы можете учитывать продажи в системе, вводя счета- фактуры напрямую в регистр, затем связывая их с платежами. Альтернативно, можно выставить счет клиенту (возможно автоматически) из коммерческого предложения, создать накладную отгрузки из счета, а затем выставить счет-фактуру.
Счета клиентам
Вы можете выбирать существующий счет клиенту и копировать информацию в новый. После внесения всех необходимых изменений сохраните запись. В счете указывается дата отгрузки для всего счета или для его строки, а также вводится условие оплаты для будущего счета-фактуры. Система ведет учет по количеству заказанного товара, который был собран, отгружен и отфактурирован. Вы можете ввести другой адрес компании в поле «Сч/ф на адрес», что позволит вам выставить счет-фактуру по другим реквизитам.
HansaWorld Enterprise также позволяет пользователю, при необходимости, указывать адрес отгрузки, отличный от указанного в счете-фактуре. Товарам можно назначать список классификаций, что позволяет выполнять аналитику для складируемого товара по разным признакам: например, по поставщику, линейке продуктов, измерению, цвету. При выборе товаров вы можете сделать выборку не только по группам, но и по поставщикам с возможностью просмотра конкретной карточки товара. В запись счета клиенту товары можно ввести при помощи функции drag-and-drop. Кроме того, в системе имеется функция, позволяющая закрыть любое количество счетов клиентам, при этом то количество товаров, которое не было отгружено, будет отменено. В списке стандартных отчетов HansaWorld Enterprise есть следующие отчеты по продажам:
- Статус счета, показывающий все отгрузки, счета- фактуры, депозиты, возвраты и деятельности (везде поддерживается функция сквозного просмотра);
- Невыполненные или частично выполненные отгрузки по счетам, неотфактурированные или частично отфактурированные счета, также с функцией сквозного просмотра;
- История по товару и/или партиям с серийными номерами.
EDI
В HansaWorld Enterprise есть модуль EDI, для получения заказов от клиентов и посылки счетов- фактур в электронном виде.
Ценообразование
В HansaWorld Enterprise есть таблицы для цен и скидок, которые могут применяться отдельно или вместе. Для клиентов можно назначить определенный прейскурант или скидку. Ценообразование также поддерживает:
- Автоматический расчет прейскурантов по товару или группе товаров;
- Цену на определенную дату: например, дату рекламной акции;
- Цену от количества;
- Многовалютную цену;
- Специфические для клиента варианты цены, для которых не нужно создавать отдельный прейскурант.
Процент скидки может применяться ко всем товарам клиента или категории клиентов, а также к любой группе товаров или отдельному товару. Скидки могут быть фиксированными или зависящими от количества. В системе есть возможность указывать в качестве цены формулу, основанную на ценах других товаров. Например, для применения в страховании.
Счета-фактуры
Модуль “Расчеты с клиентами” в HansaWorld Enterprise (а также модуль “Счета клиентам”) поддерживают печать счетов-фактур, кредитных счетов-фактур и проформы счетов-фактур. Счета-фактуры клиентов с типом оплаты наличными рассматриваются в системе как оплаченные. Формируются соответствующие записи операций. Для счета-фактуры можно задать условия оплаты, установленные пользователем, например: взносами, разбивающими сумму счета-фактуры по датам в определенной пропорции.
Депозиты/ Авансовые платежи
Наличные платежи в HansaWorld Enterprise можно заносить в систему до совершения отгрузки товаров или предоставления услуг. В системе существует несколько способов для учета наличных платежей.
Пени
В системе есть возможность выставлять счета пени за просроченную оплату, как по всем клиентам, так и выборочно.
Контроль кредитов
HansaWorld Enterprise включает отчетность для поддержки кредитного контроля, такого как отчет по безнадежным дебиторам, для которого пользователи сами устанавливают сроки. Отчет по дебиторам может быть запущен на любую дату (не обязательно в конце месяца). Отчетность также можно получить на любую дату и в двух форматах: по всем неоплаченным товарам, или по всем товарам, введенным в модуль “Расчеты с клиентами” за указанный период. Планировщик задач и CRM также хорошо подходят для кредитного контроля. Деятельности настраиваются таким образом, чтобы их создание происходило автоматически при событии утверждения счета- фактуры. История по кредитному контролю заносится в запись деятельности. Затем аудиторы могут производить проверку планировщика задач и, при необходимости, детально просматривать информацию планировщика.
В HansaWorld Enterprise имеются следующие преимущества для работы аудиторов:
- Возможность просматривать историю почты или счета-фактуры, независимо от отправителя или получателя;
- Возможность просматривать все деятельности по клиенту в одном отчете, имеющем функцию сквозного просмотра;
- Возможность прикреплять любые документы к записи клиентов или счетов-фактур и др.
Отчеты по продажам
В списке стандартных отчетов HansaWorld Enterprise по продажам есть следующие отчеты:
- Статистика продаж по клиентам;
- Статистика продаж по товарам;
- Статистика клиент/товар (с показателями оборота и прибыли);
- Премии продавцам.
Все отчеты интегрированы с CRM, что позволяет направленно анализировать имеющиеся по клиенту записи - по маркетинговому источнику, типу бизнеса или любому другому источнику информации. Например, Вы можете вычислить прибыльность рекламной компании или оборот по отдельному продавцу на данной вертикали рынка или региона продажи. В системе возможен экспорт в другие финансовые системы.
Управление складами
Статус товара
ERP-система HansaWorld Enterprise обладает мощным функционалом, позволяющим работать со всеми записями, содержащими товар. В счете клиенту, например, при выделении строки с товаром, вы можете вызвать окно «статуса товара», отображающего информацию по количеству товара на складе, количеству к отгрузке и количеству заказанному поставщикам. Окно статуса товара может быть сконфигурировано для каждого пользователя отдельно. Кроме стандартно отображаемых элементов можно включить и такие поля как валовая прибыль, валовая маржа, цена единицы со скидкой, товары в единице 2, и зарезервированное количество. Оставьте окно статуса открытым, и каждый раз, когда вы выбираете новый товар, информация об этом товаре будет отражаться в этом окне.
Отгрузки
Создание документа отгрузки в системе возможно путем простого нажатия меню из записи заказа клиента. Это создает редактируемую запись со всеми деталями отгрузки, без необходимости что-либо вводить дополнительно. Для частичной отгрузки измените количество товара в записи отгрузки для любого из товаров и неотгруженные товары будут автоматически зарезервированы системой как дополнительный, невыполненный заказ.
Система управления предприятием HansaWorld Enterprise предложит частичную отгрузку, если товаров на складе недостаточно. Система проконтролирует количество упаковок в отгрузке. Отгрузка является двухступенчатым процессом. На этапе создания записи отгрузки, эта запись является редактируемой и форма документа для такой записи – комплектовочная ведомость, фактически - запрос на отгрузку товара. Документ выполнения отгрузки формируется при утверждении записи.
Утвердить запись можно поставив галочку в окне отгрузки, после чего запись редактировать уже нельзя. Форма документа для такой отгрузки – накладная на груз. Утверждение записи отгрузки уменьшает количество товара на складе, а так же создает соответствующие бухгалтерские проводки.
Резервирование товаров
HansaWorld Enterprise обычно не требует процедуры резервирования товаров. Однако, если вы хотите зарезервировать товар со склада конкретному клиенту, это возможно нажатием галочки “зарезервировать” в окне счета клиенту. При этом будет уменьшено количество доступного товара на складе и в отчетах.
Возвраты
Товары, которые были вам возвращены, по какой- либо причине, могут быть зарегистрированы из меню операций в окне отгрузки или счета клиенту. В записи возврата товара можно указать на какой склад эти товары будут доставленны и нужно ли отгружать эти товары клиенту снова. При возврате обычно указывается гарантийный склад, где будет проверенно качество товара. Создавая записи возврата товара, систематобновляет количество товара на складе, количество отгруженного и отфактурированного товара.
Оценка склада в режиме реального времени
HansaWorld Enterprise использует концепт „учет стоимостей“, который позволяет контролировать учет стоимостей проданных товаров в режиме реального времени, а не по обновлению показателей склада в конце периода. Все товары, которые необходимо учесть в режиме реального времени, должны быть привязаны к группе товаров. Каждая группа товаров может иметь свои счета для учета в бухгалтерии. Стоимостью товара может быть процент от продажной цены, покупная стоимость товаров в момент выставления счета-фактуры или стоимость FIFO товара.
Учет стоимости товара при поступлении в HansaWorld Enterprise может быть осуществлен двумя способами: цена товара может быть обновлена по последней цене покупки, либо по средневзвешенной всех предыдущих покупок. Эти варианты учета стоимости можно задать для каждого товара. Отчеты по оценке склада можно получать как в режиме реального времени, так и на определенную дату. Отчет можно запустить по определенному складу или группе товаров, по разным методам оценки: FIFO, средневзвешенная, LIFO или цена продажи.
Управление складами
ERP-система HansaWorld Enterprise является программным обеспечением, где возможно работать с несколькими складами, а так же учитывать определенные места хранения товаров на складе, влючая учет по по конкретным полкам. Конкретная позиция товара на складе может определяться по трем криетриям:
- одна уникальная позиция для товара (для разовых складских операций);
- уникальная позиция для товара на каждом складе;
- несколько позиций для товаров на каждом складе.
Если вы указали склад в заказе поставщику, то товар будет зарезервирован за этим складом, если поступление товара привязано к этому заказу.
Точно так же указав склад в счете клиенту, создавая отгрузку из счета клиенту, товар будет зарезервирован за указанным складом. Вы так же можете указать код полки и отдел на счете-фактуре. Эта информация будет распечатана на инвентаризационной ведомости и комплектовочной ведомости.
В системе HansaWorld Enterprise есть функция складского перемещения, которая позволяет переменщать товары между позициями и складами. В запись перемещения можно внести дополнительные расходы, а система сама сделает соответсвующие проводки в модуле „Финансы“ для этих расходов.
Многовалютный учет
Многие системы не поддерживают учет стоимости товаров в процессе закупок в одной валюте и продажи в другой. HansaWorld Enterprise выгодно отличается от таких ERP систем. В записи поступления товара сохраняется стоимость в валюте, в которой товары были закуплены и текущий обменноый курс валюты.
Система позволяет обновлять стоимость складируемых товаров с помощью процедуры обслуживания системы. Эта процедура использует курсы обмена валют на дату поступления товаров, что позволяет получать корректную информацию о стоимости товаров на складе.
Серийные номера и номера партии
Поступления можно делать автоматически из заказа поставщику. Если заказанный товар имеет серийный номер, то HansaWorld Enterprise разбивает поступления по одной единице товара на строку, все что нужно ввести в данном случае – это серийный номер. При выставлении счета, пользователь может выбрать серийный номер на единицу или партию из списка номеров доступных на этом складе.
Для каждой партии товара может быть составлена спецификация, которая включает размеры, дату производства, окончание срока годности и любую текстовую информацию по этой партии. В системе HansaWorld Enterprise доступен отчет по истории серийных номеров, который показывает все перемещения товаров или группы товаров. Партии товаров отслеживаются в системе аналогичным образом.
Инвентаризация
HansaWorld Enterprise предоставляет инвентаризационные ведомости и позволяет списывать складские остатки после проведения инвентаризации. HansaWorld Enterprise позволяет получать следующие отчеты:
- остатки товара на складе;
- разница остатков товара;
а так же автоматизирует процесс списания разницы.
Единицы, габариты и паллеты
Если вы хотите хранить информацию по товару в разных единицах, вы можете указать две единицы для каждого товара: одна единица для учета на складе, другая - альтернативная единица, для продажи.
Окно статуса товара покажет товар в обоих единицах измерения. Формы документов для счетов и счетов-фактур так же могут отображать количество товара в двух единицах. Кроме того в системе есть два фактора конвертации едениц, которые позволяют отображать количество товара в желаемой еденице на документах.
Например: вы продаете лампочки в ящике, содержащей 10 коробок по две штуки в каждой коробке; система HansaWorld Enterprise отобразит в печатном документе количество товаров в ящиках, коробках и штуках. Кроме того система поддерживает разные единицы товаров при их поступлении, складировании и продаже. При покупке товара можно использовать фактор конвертации для расчета единицы, в которой товар будет складироваться.
Например: вы можете купить товар в литрах, а складировать в бутылках. Так же можно указать другую единицу измерения для каждой строки счета при продаже товара. Система переконвертирует единицы складируемых товаров в единицы предназначенные для продажи этих товаров.
Таким образом вы можете продавать товар в любых единицах измерения, удобных для вашего клиента.
Габариты товара - ширину, высоту и глубину можно указать для каждого товара или для каждой записи операций (для товаров с серийным номером на единицу или партию). Дополнительно указывается вес товара. Общий вес и объем высчитываются системой как для строки записи, так и для общей записи операций при создании счетов клиентам и отгрузок.
Систему так же можно сконфигурировать под использование паллет, указывая размеры паллет и максимальное количество товара для каждой паллеты.
Варианты товаров
В системе HansaWorld Enterprise есть функция - варианты товаров, которая поддерживает учет товаров с информацией о размере/цвете/единице. Для каждого товара или ряда товаров можно задать вариант, в котором будет указано, какой тип дополнительного анализа требуется для данного товара (для некоторых товаров необходимо указать только размер, для других размер и цвет). HansaWorld Enterprise предоставляет окно помощи при вводе данных по вариантам товаров: при вводе товара в запись заказа, склада или счета, вы можете вызвать таблицу ввода, которая предложит возможные варианты.
Например: при вводе товара «рубашка», появится таблица ввода, где вверху будут указаны размеры, а сбоку цвета; введите количество в нужную ячейку таблицы, а система автоматически введет нужные коды товаров. Отчетность поддерживает поиск по отдельным элементам кода товара, например: система позволяет найти все ботинки 8 размера или все рубашки зеленого цвета.
|
Стоимость
